Sucesso de consultórios depende de boa atuação de secretárias - setembro 2009
Formação  técnica  e  comportamento  humanizado  são  diferenciais nesse perfil profissional

ABN News

Parte fundamental no sucesso de qualquer empresa, o profissional de secretariado assume crescente importância em corporações por desempenhar funções de organização, administração e assessoria do profissional e/ou empresa que representa. No consultório médico não é diferente. Segundo a consultora de RH do Grupo Foco, Géssica Lopez, a secretária representa a interface entre o médico e o paciente. A postura, qualidade do atendimento e sua atuação impactam invariavelmente na avaliação do serviço prestado pela clínica.
Para a atuação em um consultório médico, a formação da secretária pode variar de acordo com o grau de complexidade das atividades desempenhadas na empresa. A presidente do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, Isabel Cristina Baptista, aponta que "para um consultório pequeno não é necessário que o profissional tenha curso superior, visto que ele não usará todas as competências desenvolvidas" Isa-bel defende que, nessas ocasiões, é interessante o treinamento direcionado ao consultório a fim de desenvolver equilíbrio emocional e comunicação para en¬tender e captar os códigos emitidos pelos clientes."Têm aqueles (clientes) que querem um abraço, aqueles que não desejam que chegue perto, aqueles que querem uma piadinha, outros não querem nem bom dia ou boa tarde" exemplifica Sueli Moraes de Sá, secretária há seis anos do coordenador do Departamento de Doenças Cerebrovasculares da Academia Brasileira de Neurolo¬gia, Gabriel Rodrigues de Freitas.
No caso de clínicas e consultórios de maior porte, a presença de um profissional com conhecimento técnico mais apurado pode ser imprescindível. Isabel Baptista salienta que esse perfil está apto para exercer funções gerenciais, o que, segundo ela, é uma característica importante para se trabalhar com médicos. "Na graduação são lecionadas técnicas secretariais, idiomas, etiqueta, administração, conta-bilidade, marketing, relações públicas, economia, empreendedorismo entre outras".
Isabel aponta também a importância da atenção ao perfil comportamental da profissional, visto que em boa parte das ocasiões ela se confrontará com pessoas emocionalmente fragilizadas, com situações de vulnerabilidade que carecem equilíbrio e qualidade em sua administração."Sempre falo (para minha secretária) que muitas coisas podem estar se passando pela cabeça de um paciente quando procura um neurologista. Ele pode estar e, geralmente está, - ansioso e te-meroso pelo diagnóstico, pelo modo como será recebido e tratado pelo médico" relata a neu¬rologista Célia Roesler."É também muito importante que a secre¬tária goste de lidar com pessoas e enten-da a missão da saúde, que é minimizar o sofrimento, prolongar a vida, prevenir doenças e promover a qualidade de vida" completa Isabel.
Comumente realizado pelos próprios médicos, é aconselhado o auxílio de serviços especializados para a seleção de secretárias. "Entrevistas utilizando suposições é sempre perigoso, pois a candidata responderá aquilo que acredita que seu entrevistador quer ouvir e não como realmente agiria" justifica Géssica Lopez. Caso não seja possível dispor do acompanhamento de um profissional de recursos humanos, a vice-presidente de planejamento da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH - Nacional), Lizete Araújo, orienta a avaliar criteriosamente o histórico profissional do candidato; os motivos de desligamentos em empregos anteriores; a estrutura familiar; se faz uso de medicamento; se fuma; a disponibilidade para fazer horas extras, caso necessário; e buscar referências de ex-empregadores.
Géssica ressalta que, apesar da afinidade ou amizade pessoal que surja do contato diário, o gestor deve deixar claro para a contratada que ela possui metas e regras profissionais a se cumprir. "Realizar reuniões de avaliação do desempenho e desen-volvimento de novos desafios ajudam a estabelecer a relação de hierarquia".
Esse procedimento ajuda o médico a identificar falhas de desempenho e se sentir mais confortável em caso de necessidade de demissão. "A demissão não será surpresa para a secretária e não trará desconforto para a equipe" Isabel Baptista ainda pontua que é uma tendência atual levantar os pontos fracos e fortes. "Esse profissional terá de buscar desenvolvimento para seus pontos fracos e aperfeiçoamento para suas habilidades já reconhecidas". Nessas situações, Isabel também orienta a conversar com a profissional assim que ela chegar, agradecer o tempo de convívio e o trabalho prestado, não fazer o desligamento por escrito nem na volta do período de férias.